Privacy Statement

Wij hechten veel waarde aan het borgen van de privacy van onze cliënten. Op deze pagina geven we graag meer informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Waarom wordt er een dossier aangelegd?

Wij zijn vanuit de wet en onze beroepscode verplicht  om een dossier aan te leggen. In dit digitale cliëntdossier, welke geheel beveiligd is, noteren wij cliëntgegevens en voor zover nodig die van het gezin. Deze gegevens blijven beperkt tot gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden van de begeleiding en/of het onderzoek binnen de praktijk. Gezaghebbende ouder(s)/ verzorger(s) hebben het recht om het dossier in te zien. Het dossier kan per mail worden opgevraagd. Mochten ouder(s)/ verzorger(s) in het dossier feitelijke onjuistheden aantreffen, dan kan deze ons verzoeken een eigen verklaring (eigen mening) aan het dossier toe te voegen. Bij het veranderen van persoonsgegevens moeten wij binnen 4 weken op het verzoek reageren. Gezaghebbende ouder(s)/ verzorger(s) kunnen ook een afschrift ontvangen van het dossier. Hierbij maken werkaantekeningen geen deel uit van het dossier.

Hoe worden mijn persoonsgegevens bewaard?

We stellen gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) altijd op de hoogte van het registeren van diens gegevens. In eerste instantie zullen er voornamelijk papieren gegevens zijn, die worden bewaard in een afgesloten ruimte.  Deze gegevens worden zo snel mogelijk digitaal gemaakt en toegevoegd aan het digitale dossier, waarna de papieren vernietigd worden. Daarnaast treffen de nodige technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.  Gezaghebbende ouder(s)/ verzorger(s) hebben ook het recht om de gegevens van hun kind te laten verwijderen. Dit verzoek kan schriftelijk bij ons ingediend worden, waarna wij binnen 3 maanden aan het verzoek zullen voldoen. De praktijk bewaart na afronding van het traject alle verzamelde persoonsgegevens volgens de landelijke richtlijnen onder de Jeugdwet maximaal 15 jaar, waarna ze verwijderd en vernietigd worden.

Welke informatie wordt in het dossier opgenomen?

• NAW-gegevens: voor- en achternaam van de cliënt en zijn of haar ouders/verzorgers, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadressen waar vertrouwelijke informatie naartoe verstuurd mag worden, burgerlijke staat, informatie over gezaghouders cliënt
• Persoonlijke informatie (geslacht, gezinssituatie, levensstijl, gedrag en economische situatie)
• Burger Service Nummer van de client
• Gegevens met betrekking tot nationaliteit en/of moedertaal/meertaligheid
• Medische gegevens (zorgverlenershistorie, medische historie, algemene gezondheid)
• Opgestelde begeleidingsdoelen
• Voortgangsgegevens van het begeleidingstraject
• Testresultaten en conclusies uit een onderzoekstraject
• Het onderhouden van contact over de voortgang in het begeleidingstraject
• Het uitvoeren en monitoren van een begeleidingstraject en/of onderzoekstraject
• Het kunnen verstrekken van opgevraagde gegevens aan een nieuwe hulpverlener
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van administratie en bewaartermijn.

Toestemming

Informatie uitwisselen met derden, zoals school of andere instanties, gebeurt alleen met toestemming van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) van de cliënt. Gescheiden ouders, die beiden ouderlijk gezag hebben, moeten beiden toestemming geven voor het verwerken van persoonsgegevens en voor het opvragen of verstrekken van informatie aan derden.

Voor jongeren tussen de 12 en 16 jaar geldt dat zowel de jongere als de gezaghebbende ouder(s) toestemming moeten geven om in behandeling te kunnen komen. De jongere mag samen met ons bepalen welke informatie met gezaghebbende ouder(s) besproken wordt. Het delen van informatie bespreken wij vooraf met de jongere. Daarbij is een goede en veilige behandeling altijd het uitgangspunt.

Geheimhouding en beroepsethiek

EmIQue begeleidt en onderzoekt volgens de beroepscode voor psychologen en pedagogen van de NVO (Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen). Geheimhouding en beroepsethiek worden verder gewaarborgd door de beroepscode behorend bij de NVO.

Meldrecht

Het is een professionele norm om melding te doen bij Veilig Thuis als er vermoedens zijn van acute en structurele onveiligheid.  EmIQue is dan ook verplicht om een melding te kunnen doen bij (vermoedens van) kindermishandeling en/of huiselijk geweld en informatie te verstrekken aan een raadsonderzoeker vanuit de Raad voor de Kinderbescherming. Hierbij worden de stappen van de meldcode doorlopen en het wegingskader gehanteerd.

Klachtrecht

Ouder(s)/ verzorger(s) met een klacht over de verwerking van de persoonsgegevens kunnen eerst contact met ons opnemen, zodat wij een oplossing kunnen bieden. Mocht er geen passende oplossing geboden worden waar de gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) zich in kan vinden, dan heeft de cliënt het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.